会议室管理制度及流程主要职责(公室管理规章制度及流程细则)

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01 会议管理知识准备

02 会议管理工作模板

03 会议管理工具表单

04 会议管理工作流程

会议室管理制度及流程主要职责(公室管理规章制度及流程细则)

会议管理

一、会议管理知识准备

(一)会议类型划分

会议的类型多种多样,划分标准和具体内容如下。

议类型表

划分标准

分类

内容

会议内容

专业会议

1.指研究商洽某项业务或进行技术、学术交流而专门召开的会议,也称业务会议。如:贸易洽谈会、订货会、技术鉴定会等

2.参加人员包括领导人员、业务人员和专家、学者等

工作会议

为讨论研究一个时期或一个方面的工作而召开的会议,参加人员多为各类组织的领导人

动员会、

誓师会

1.为完成某项工作或开展某项重要活动而召开的会议

2.这种会议时间较短,但与会人员多、规模较大

庆祝会、

纪念会

1.为庆祝、纪念某一重大事件或重要人物而召开的会议

2.这种会议时间较短,规模有大有小,视情况而定

追悼会

1.追悼会是为悼念死者而举行的会议

2.会场布置要庄严、肃穆,出席会议的人员除死者的家属和亲戚朋友外,还有本企业的领导人员和群众代表

会议性质

联席会议

1.为开展某种大规模活动或讨论涉及几个部门、单位的事项,需要几个不相隶属部门、单位共同协商而召开的。一般由一个部门或单位牵头主办,其他有关部门、单位配合共同召开

2.这种会议一般要形成纪要,以便共同遵照执行

总结、布置工作会议

1.是企业为总结、布置工作而召开的,会议一般是在年初年末、月初月末,或某项工作的开始和结束时召开

2.这种会议规模有大有小,时间一般也不太长

宣讲、报告类会议

1.是为了宣传教育干部群众、提高认识、统一思想而召开的

2.这种会议规模较大,但时间较短,参加人员可根据内容确定

规定性

会议

1.规定性会议,常用于各级党政机关、人民团体和企事业单位按国家法律和有关规定召开的会议

2.这类会议规格高、规模大,一般都是定期召开的。如人民代表大会、职工代表大会等。这些会议的任务是听取和审查有关工作报告,讨论和确定具体工作方针和任务

预备性

会议

1.预备性会议,是为研究如何开好某一重大会议,并检查某一重大会议的准备情况而召开的会议,实际上是某一重大会议的一个组成部分

2.参加会议人员一般为各地区、各系统负责人或各代表团负责人

表彰、奖励性会议

表彰、奖励性会议,是为表彰、奖励先进集体和英雄模范人物而召开的

决策性

会议

1.是指各机关、各单位领导集团对工作中的重大问题讨论并作出决策的会议。这种会议,一般也是定期召开的,有制度规定。有的叫常务会,有的叫办公会

2.这类会议的参加人员一般是本机关、本单位的领导成员,有时根据会议内容也适当吸收有关部门的负责人列席。这类会议规模较小,时间也比较短,会议后多数要形成纪要

会议规模

小型会议

1.办公会、座谈会、检查汇报会、协调会等都属于小型会议

2.这种会议一般在本机关、本单位的会议室召开

中型会议

1.中型会议包括:专业会议、经验交流会、表彰会、各种代表大会等

2.这种会议参加人员一般在百人以上,甚至一两干人,一般安排在礼堂、剧场举行

大型、特大型会议

1.大型或特大型会议,即指成千上万人参加的会议。如:国庆大会、游园联欢、公审宣判等

2.这类会议参加人数众多,一般在露天场地举行

会议形式

普通会议

即通常召开的工作会、专业会等一般形式的会议

现场会议

1.包括现场工作会、现场经验交流会、现场办公会等

2.现场工作会、现场经验交流会是上级领导机关为了总结推广某一地区、某一单位的工作经验而召开的;现场办公会是上级领导机关为解决某一单位的问题而在现场召开的

座谈会议

1.座谈会形式比较灵活,气氛比较活跃,有纪念某项活动的、有征求意见的、有讨论某一项专门问题的

2.此类会议一般不做什么决议

博览会、展览会、商品展销会

1.博览会、展览会、商品展销会,是为交流商品信息、洽谈贸易、推销商品以及展示工作成绩而举行的

2.会议形式灵活多样,除组织有关人员参加外,还要选送商品和展品参加展销

广播电视、电话会

1.电话会具有迅速、及时的特点

2.适合于一些比较紧急的专项工作,如防汛、森林防火等

会议时间

定期会议

各级各类代表大会、各级党政机关的办公会,各学会、协会的年会等

不定期

会议

检查汇报会、表彰、奖励会、报告会、座谈会、动员会等

(二)会议管理内容

会议是解决问题的手段之一,是领导工作的一种重要方式。而会议组织和服务的情况直接影响会议质量和效果的好坏。

具体而言,会议管理工作就是会议的准备、组织和服务工作,也就是人们常说的会务工作。

会议事务主要由行政部门负责组织和参与筹备,做好会议的组织管理工作是各企业行政部的重要任务之一。作为行政部工作人员,特别是会务工作人员,应该熟悉和掌握组织会议的知识,尽职尽责地把会议的组织管理工作做好,以利于提高会议质量和效益。

会议室管理制度及流程主要职责(公室管理规章制度及流程细则)

二、会议管理工作模板

(一)会议管理制度模板

公司会议管理制度

第一章 总则

第一条 为了规范公司会议管理,提高会议管理工作效率,杜绝会议管理中的不合理行为,特制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于公司各级、各类会议的组织和管理。

第二章 会议的组织

第三条 公司级会议

公司员工大会、公司技术人员会议以及各种代表大会应报请公司总经理批准后,由各负责部门分别负责组织召开。

第四条 专业会议

公司性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等),由分管公司领导批准,主管业务部门负责组织。

第五条 系统和部门工作会

各车间、部门、支部召开的工作会(如车间办公会、业务会、支部会等)由各车间、部门、支部领导决定召开并负责组织。

第六条 班组(小组)会由各班组长决定并主持召开。

第七条 上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等),一律由公司受理安排,相关部门协作做好会务工作。

第三章 会议安排

第八条 例会的安排

为避免会议过多或重复,公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下。

1.行政技术会议

行政技术会议主要有11类,具体类别及含义如下表所示。

行政技术会议的类型及含义

行政技术会议的类型

具体含义

总经理办公会

研究、部署行政工作,讨论决定公司行政工作的重大问题;总结评价当月生产行政工作情况,安排布置下月工作任务

班组长以上经营

管理大会(或

公司员工大会)

总结上季(半年、全年)工作情况,部署本季(半年、新年)工作任务,表彰、奖励先进集体、个人

经营活动分析会

汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩,指出问题,提出改进措施,不断提高公司经济效益

质量分析会

汇报、总结上月产品质量情况,讨论分析质量事故(问题),研究决定质量改进措施

安全工作会

(含治安、消防工作)

汇报、总结前期安全生产、治安、消防工作情况,分析处理事故,检查分析事故隐患,研究

定安全防范措施

技术工作会(含

生产技术准备会)

汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况,布置下月技术工作任务,研究确定解决有关技术问题的措施方案

生产调度会

调度、平衡生产进度,研究解决各车间部门不能自行解决的重大问题

部门会

检查、总结、布置工作

车间办公会

检查、总结、布置工作

班组会

检查、总结、布置工作

班组(部门)班前会

对昨天工作进行讲评,布置当日工作任务和注意事项

2.各类代表大会

员工代表大会、车间(部门)员工代表大会(或员工代表小组会)、科协会员代表大会、企协会员代表大会。

3.民主管理会议

公司管理委员会、生产管理委员会、生活福利委员会。

4.论文、成果发布会

科协年会、企协年会、公司创新成果发布会、科技成果发布会、信息发布会、企管成果发布会。

第九条 其他会议的安排

凡涉及多个车间(部门)负责人参加的会议,均需于会议召开前×日经部门或分管公司领导批准后,分别报办公室汇总,并由公司办公室统一安排,方可召开。

l.公司办公室每周六应将全公司例会和各种临时会议,统一平衡编制会议计划并装订印发到公司主管和各车间、部门及有关服务人员。

2.凡公司办公室已列入会议计划的会议,如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时,召集部门应提前2天报请公司办公室调整会议计划未经公司同意,任何人不得随便打乱正常会议计划。

3.对于准备不充分或重复性或无多大作用的会议,公司有权拒绝安排。

4.对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,公司有权安排合并召开。

5.各部门会期必须服从公司统一安排,各部门小会不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外),应坚持“小会服从大会,局部服从整体”的原则。

第四章 会议准备

第十条 会议主持人、召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、通知与会人员等)。

第十一条 会议要求

1.要严格遵守会议的开始时间。

2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。

3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。

第十二条 会议注意事项

1.发言内容是否偏离议题。

2.发言目的是否出于个人的利害。

3.全体人员是否都专心地聆听发言。

4.发言者是否过于集中于某些人。

5.是否有从头到尾都没有发过言的人。

6.某个人的发言是否过于冗长。

7.发言的内容是否朝着结论推进。

第十三条 主持人应当引导会议过程,以便在预定时间内得出结论。

第十四条 在必须延长会议时间时,应取得大家的同意。

第十五条 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

第十六条 应当提出决议付诸实行的程序,并加以确认。

第十七条 会议禁止性规定。

1.不要中途离席。

2.不可做人身攻击。

3.不可打断他人的发言。

4.不可对发言者吹毛求疵。

5.不可从头到尾沉默到底。

6.不可采用不正确的资料。

7.不要尽谈些期待性的预测。

8.不可不懂装懂,胡言乱语。

9.不要谈到抽象论或观念论。

10.发言时间不可过长(原则上以3分钟为限)。

第五章 注意事项

第十八条 公司会议主要由办公例会、日常工作会议组成。

第十九条 例会中的最高级会议通常情况下每月至少召开一次,就一定时期工作事项做出研究和决策。会议由集团总裁主持、参加人为公司总裁、副总裁、各部门主任等领导班子成员。

第二十条 公司办公例会是为贯彻落实做出的决议、决定而召开的会议。会议由总裁、参加人员为各部门负责人及有关人员。

第二十一条 公司办公例会由公司行政管理部组织。行政管理部应于会前3天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员,并在会后14小时之内整理、发布“会议纪要”。

1.会议纪要的形成与签发

(1)公司办公例会会议纪要、决议,由行政管理部整理成文。

(2)行政管理部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。

(3)会议纪要和决议形成后,由与会的公司领导班子成员签字确认。

(4)会议纪要发放前应填写“会议纪要发放审批单”,审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导(或主持会议的领导)审批意见。

(5)会议纪要应有发文号,发放时应填写“文件签收记录表”,并由接收人签收。

(6)会议纪要应分类存档,并按重要程度确定保存期限。

2.会议纪要作为公司的重要文件,备忘已研究决定的事项,发至参加会议的全体人员,以便对照核查落实。

第二十二条 日常工作会议由会议召集填写“会议申请单”,经主管副总裁批准方可召开,会议通知由行政管理部根据申请部门的要求发出。

第六章 附则

第二十三条 本制度由行政部负责制定,经总经理审批通过后有效。

第二十四条 本制度解释权和修改权归行政部。

(二)会议室管理规定模板

会议室管理规定
第一条 目的

为了加强会议室的合理利用并对其进行有效管理,保证会议室的安全、整洁及各类设施的完好,确保公司各项会议的顺利召开,特制定本规定。

第二条 使用范围

1.会议室仅限于本公司用于举行各类会议,开展教育培训以及重要来宾接待等工作使用。

2.公司所有人员不得随便进入会议室,除有上述规定的需要。

第三条 会议室由行政部指定专人负责管理,各部门若需使用,需提前向公司行政部提交申请,由行政部统一安排。

第四条 会议使用前的布置工作由会议管理员配合会议主办部门进行。

第五条 各部门在会议室使用过程中,要注意保持卫生,禁止吸烟、爱护室内设备。

第六条 会议结束,会议使用人员要整理会场,保持清洁,并去行政部办理交接手续。

第七条 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得公司同意,任何人不得拿出会议室或作为他用。

第八条 会议室环境卫生由行政部派专人负责,在每次会议召开前后均要认真进行卫生打扫,并做好日常清洁。

第九条 会议室使用完毕后,应随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作。

三、会议管理工具表单

(一)会议记录表

编号: 填写日期: 年 月 日

会议时间地点主持人记录人
会议名称
参 加 者
会议议题
会议过程
会议决策
记录审核人审核结果

(二)年度会议计划表

会议名称主 吃 人
开会地点会议召集单位
开会日期会议主要工作人员
开会时间与会者应备资料
会议宗旨及议题会场标示资料
与会单位会场拟分发资料
人 数

(三)会议审核项目表

序号审核项目审核结果序号审核项目审核结果
1会议的主题22女服务员着装方面

(1)洋装;(2)旗袍;

(3)各国民族的衣着

2会议的规模(总人数)查邀请回函
3会议预算
4招待对象的层次23新闻媒体

(1)文字记者

(2)新闻稿

(3)摄影记者

(4)录像记者及电源准备

5活动日期及时间(注意是否与其他同业的活动冲突)
6会议天数
7会议负责人
8会议事项分工表24住宿安排方面

(1)安排来宾的住宿(套房、单人房、双人房)

(2)领导人的住宿预订房间

(3)妥善分配房间

9会场的预订

(1)主会场;(2)分会场;(3)洽谈室;

(4)展示室;(5)来宾休息室;

(6)工作人员休息室;

(7)演艺人员休息室

10制作来宾名册

包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等

25支付的负担范围(住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费)
11各类函件

邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、 纪念品、停车场、指引地图、餐券订制张数(多印20%的备份)、信封书写投递日期

26安排用餐方面

(1)住宿者的用餐事宜

(2)来宾、司机的用餐问题

(3)服务人员的用餐

(4)演员、乐队的用餐问题

12纪念品方面

纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提款、蝴蝶结装饰礼品包装订制数量

(要多出20%的备份)

27活动行程方面

(1)司仪开场白

(2)主持人的致辞

(3)来宾致辞

(4)宣读贺电

(5)致谢辞

(6)活动行程表

(7)播放背景音乐

(8)放映宣传影片、幻灯片

13交通工具方面

飞机、面包车、轿车

14酬谢费(给司机人员等)
15会场布置

主席台、会标、灯光、音响效果、录音、 座次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供应

16宴会的形式

(1)餐桌入座式;(2)自助餐入座式;

(3)半入座式自助餐;

(4)鸡尾酒立食式自助餐

28服务柜台的工作方面

(1)来宾出缺席之确认

(2)发放胸章

(3)发放活动行程表

(4)引导来宾到休息室

(5)发放座位牌

(6)发放纪念品

(7)设置临时电话

(8)来宾签名纪念

16料理样式和菜单印制
17饮料香烟

(1)国产白酒;(2)鸡尾酒;

(3)啤酒;(4)饮料类

18花饰

(1)花篮;(2)桌上花饰;

(3)雕冰花饰;(4)胸花;

(5)赠用花束;(6)典礼台花饰;

(7)载挂花饰;(8)蜡烛;

(9)展示品饰花

19看板、标示板类

(1)大门看板

(2)方向标示

(3)专用停车场示牌

(4)展示商品说明标牌

29座位顺序

(1)桌面标示卡

(2)桌面标示卡的书写

20拍照摄影方面

(1)纪念照片

(2)快照

30胸章、名牌

(1)颜色、大小、种类的选定

(2)公司名称、职衔、姓名的书写

21选择桌子(如圆桌或方桌)

(四)决议事项确认表

决议事项
决议内容
达到目标
所需支持
执行措施执行负责人
备注

(五)决议事项实施表

会议名称:

决议事项决议日期决议负责人
部门执行负责人实施目标实施进度等评价
各部门每个月的实施检查表
月份实施进度评价月份实施进度评价
14
25
36

(六)会议室使用申请表

编号: 填写日期: 年 月 日

使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注
申请使用单位管理单位
名称填表人主管管理人主管经理

会议室管理制度及流程主要职责(公室管理规章制度及流程细则)

四、会议管理工作流程

(一)会议过程管理工作流程

会议室管理制度及流程主要职责(公室管理规章制度及流程细则)

(二)会议善后管理工作流程

会议室管理制度及流程主要职责(公室管理规章制度及流程细则)

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